Informácie k získaniu osobných údajov podľa ust. § 19 zákona č.18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov, a čl.13 Nariadenia Európskeho parlamentu a rady (EÚ) 2016/679

Účely spracovania osobných údajov o zamestnancoch:

• spracovanie miezd a personalistiky z pracovného pomeru alebo spracovania na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru,
• plnenie povinností zamestnávateľa súvisiacich s pracovným pomerom, štátnozamestnaneckým pomerom alebo obdobným vzťahom (napr. na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru) vrátane predzmluvných vzťahov,
• identifikácia zmluvnej strany zamestnanca,
• poskytovanie osobných údajov dotknutých osôb sociálnej poisťovni, inšpektorátu práce podľa osobitných zákonov,
• spracúvanie, postupovanie alebo zverejňovanie osobných údajov zamestnanca v rozsahu titul, meno, priezvisko, pracovné zaradenie, odborný útvar, miesto výkonu práce, telefónne číslo, faxové číslo, emailová adresa a identifikačné údaje správy za účelom plnenia pracovných a funkčných povinností dotknutej osoby na základe § 78 ods. 3 zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov,
• spracúvanie osobných údajov dotknutých osôb v súlade s osobitným zákonom Zákonníkom práce na účely vedenia kontroly odpracovaného času, evidencie nároku na stravu, jej prevzatí a úhrade za stravu (stravné lístky).

Kategória dotknutých osôb: zamestnanci, uchádzači o zamestnanie, manželia alebo manželky zamestnancov, vyživované deti zamestnancov, rodičia vyživovaných detí zamestnancov, blízke osoby, bývalí zamestnanci.

Kategória osobných údajov: bežné osobné údaje

Zoznam osobných údajov:

• meno, priezvisko, titul, adresa trvalého bydliska, adresa prechodného bydliska, rodinný stav, rodné meno, predchádzajúce priezvisko, miesto narodenia, rodné číslo, pohlavie, dátum narodenia, vek, národnosť, štátne občianstvo, číslo občianskeho preukazu, povolenie k pobytu, číslo sociálneho poistenia, číslo zdravotného poistenia, súkromné telefónne číslo, súkromný e-mail.
• údaje o rodinných príslušníkoch – rodinný vzťah, meno, priezvisko, predošlé meno, rodné číslo, dátum narodenia, adresa
• údaje o mzde, pracovnej dobe, odpracovaných dňoch a hodinách, pracovnej neschopnosti, počte vyživovaných osôb, poklese pracovnej schopnosti, držiteľovi preukazu ZŤP, údaje o zdravotnej poisťovni, údaje  o priznaných dôchodkoch, čerpaní materskej dovolenky, rodičovskej 
• údaje o bankových účtoch pre poukázanie výplaty, poistiek, sporení, údaje o zrážkach nariadených súdom a exekúcií, údaje o doplnkovom dôchodkovom poistení (DDS) a dôchodkových správcovských spoločností (DDS).
• spracúvané, postupované alebo zverejňované osobné údaje dotknutých osôb – zamestnancov za účelom plnenia pracovných, služobných a/alebo funkčných povinností podľa § 78 ods. 3 zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov v rozsahu titul, meno, priezvisko, pracovné zaradenie, služobné zaradenie, funkčné zaradenie, osobné číslo zamestnanca alebo zamestnanecké číslo zamestnanca, odborný útvar, miesto výkonu práce, telefónne číslo, faxové číslo, adresu elektronickej pošty na pracovisko a identifikačné údaje zamestnávateľa, ak je to potrebné v súvislosti s plnením pracovných povinností, služobných povinností alebo funkčných povinností dotknutej osoby.

Zákonnosť spracúvania osobných údajov:

1. Spracúvanie osobných údajov zamestnancov je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo na vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby, – podľa § 13 ods. 1 písm. b) ZOOÚ, resp. čl. 6 písm. b) GDPR.
2. Spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné podľa osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná, – podľa 13 ods. 1 písm. c) ZOOÚ, resp. čl. 6 písm. c) GDPR.

Jedná sa o nasledovné právne predpisy:

• zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov
• zákon č. 552/2003 Z. z. o výkone práce vo verejnom záujme v znení neskorších predpisov
• zákon č. 553/2003 Z. z. o odmeňovaní niektorých zamestnancov pri výkone práce vo verejnom záujme a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
• zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení o zmene a doplnení zákona č. 95/2002 Z. z.
• zákon č. 483/2001 Z. z. o bankách v znení neskorších zákonov
• zákon č. 581/2004 Z. z. o zdravotných poisťovniach, dohľade nad zdravotnou starostlivosťou a zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov- poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
• zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov
• zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov
• zákon č. 43/2004 Z. z. o starobnom dôchodkovom sporení v znení neskorších predpisov
• zákon č. 650/2004 Z. z. o doplnkovom dôchodkovom sporení a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
• zákon č. 5/2004 Z. z. o službách zamestnanosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
• zákon č. 462/2003 Z. z. o náhrade príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
• zákon č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde a o zmene a doplnení zákona č. 286/1992 Zb. o daniach z príjmov v znení neskorších predpisov
• zákon č. 124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
• zákon č. 355/2007 Z. z. o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia a súvisiacimi právnymi predpismi
• zákon č. 570/2005 Z. z. o brannej povinnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
• zákon č. 511/1992 Z. z. o správe daní a poplatkov a o zmenách v sústave územných finančných orgánov v znení neskorších predpisov, zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov
• zákon č. 82/2005 Z. z. o nelegálnej práci a nelegálnom zamestnávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov
• zákon č. 233/1995 Z. z. o súdnych exekútoroch a exekučnej činnosti (Exekučný poriadok ) a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
• 34 zákona, zákon č.8/2008 Z. z. – o poisťovníctve v znení neskorších zákonov (zabezpečenie poistenia pre vlastných zamestnancov ako sprostredkovateľ),
• zákon č. 301/2005 Z. z. Trestný priadok v znení neskorších zákonov, Zákon o policajnom zbore č. 171/1993 Z. z.
• zákon č. 160/2015 Z. z. Civilný sporový poriadok

Podľa § 78 ods. 3 ZOOÚ Prevádzkovateľ, ktorý je zamestnávateľom Dotknutej osoby, je oprávnený poskytovať jej osobné údaje alebo zverejniť jej osobné údaje v rozsahu titul, meno, priezvisko, pracovné zaradenie, služobné zaradenie, funkčné zaradenie, osobné číslo zamestnanca alebo zamestnanecké číslo zamestnanca, odborný útvar, miesto výkonu práce, telefónne číslo, faxové číslo, adresa elektronickej pošty na pracovisko a identifikačné údaje zamestnávateľa, ak je to potrebné v súvislosti s plnením pracovných povinností, služobných povinností alebo funkčných povinností Dotknutej osoby. Poskytovanie osobných údajov alebo zverejnenie osobných údajov nesmie narušiť vážnosť, dôstojnosť a bezpečnosť Dotknutej osoby.

1. spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na účel oprávnených záujmov Prevádzkovateľa alebo tretej strany okrem prípadov, keď nad týmito záujmami prevažujú záujmy alebo práva Dotknutej osoby vyžadujúce si ochranu osobných údajov, najmä ak je Dotknutou osobu dieťa, – podľa § 13 ods. 1 písm. f) ZOOÚ, resp. čl. 6 písm. f) GDPR
2. čl. 6 ods. 1 písm. c) všeobecného nariadenia o ochrane údajov, a to napríklad pri poskytnutí súčinnosti v zmysle zákona č. 301/2005 Z. z. Trestný poriadok,
3. ďalšie spracúvanie osobných údajov na účel archivácie, na vedecký účel, na účel historického výskumu alebo na štatistický účel, ak je v súlade s osobitným predpisom[1]) a ak sú dodržané primerané záruky ochrany práv Dotknutej osoby.

Osobitné kategórie osobných údajov ako sú napríklad údaje o zdraví obsiahnuté v PN-ke sa spracúvajú na právnom základe podľa  § 16 ods. 2 písm. b) spracúvanie je nevyhnutné na účel plnenia povinností a výkonu osobitných práv Prevádzkovateľa alebo Dotknutej osoby v oblasti pracovného práva, práva sociálneho zabezpečenia, sociálnej ochrany alebo verejného zdravotného poistenia. Prevádzkovateľ prehlasuje, že osobitnú kategóriu osobných údajov nespracúvajú na žiadny iný účel ako účel, ktorý mu prikazuje zákon.

Príjemcovia alebo kategórie príjemcov, ktorým budú osobné údaje poskytnuté

• Zdravotné poisťovne
• Sociálna poisťovňa
• Poisťovňa
• Daňový úrad
• Správca dane
• Ústredie práce, sociálnych vecí a rodiny
• Doplnkové dôchodkové sporiteľne
• Dôchodkové správcovské spoločnosti
• Orgány štátnej správy a verejnej moci na výkon kontroly a dozoru
• Štatistický úrad
• Súd, orgány činné v trestnom konaní
• Inšpektorát práce alebo príslušný orgán dozoru
• Komerčné poisťovne a banky
• Exekútor

Sprostredkovateľ na základe článku 28 Nariadenia Európskeho Parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov): poskytovateľ účtovných služieb a služieb personálnej a mzdovej agendy.

Iný oprávnený subjekt na základe článku 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia Európskeho Parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov).

– do tretích krajín

Osobné údaje nie sú poskytované do tretích krajín.

– do medzinárodných organizácií

Osobné údaje nie sú poskytované do medzinárodných organizácií.

Doba uchovávania osobných údajov

Prevádzkovateľ sa zaručuje, že osobné údaje poskytnuté dotknutou osobou na účely  stanovené v tejto informačnej povinnosti bude spracúvať maximálne po dobu trvania pracovnoprávneho vzťahu, prípadne ak si to vyžaduje niektorý s vyššie uvedených predpisov tak po dobu stanovenú v tomto zákonnom predpise.

Mzdové listy –                                                                                    20 rokov

Výplatné listiny –                                                                               10 rokov

Rodinné prídavky a materské príspevky –                                         5 rokov

Prehlásenia k dani zo mzdy –                                                             5 rokov

Zrážky zo mzdy –                                                                               5 rokov

Podklady k mzdám –                                                                          5 rokov

Osobné spisy zamestnancov –                                                            70 rokov

Evidencia dochádzky –                                                                       3 roky

Evidencia dovoleniek –                                                                       3 roky

Popisy pracovných činností –                                                             5 rokov

Dohody o vykonaní práce –                                                                5 rokov

Dohody o hmotnej zodpovednosti –                                                    3 roky

Evidencia o preškolení a získaní odbornej kvalifikácie –                    10 rokov

Nemocenské poistenie – dávky, prihlášky, odhlášky, zmeny –            10 rokov

Pracovná neschopnosť – evidencia, štatistika –                                  5 rokov

Materská dovolenka a neplatené voľno – evidencia –                         5 rokov

Stravovanie zamestnancov – zabezpečenie –                                      5 rokov

Doba uchovávania v rámci spracúvania, poskytovania a/alebo zverejňovania osobných údajov zamestnanca v súvislosti s plnením pracovných, funkčných a/alebo služobných povinností 

v rozsahu oprávnenia v zmysle § 78 ods. (3) ZoOOÚ je počas trvania pracovného pomeru a následne v závislosti od lehôt uchovávania písomných dokumentov, ktoré obsahujú osobné údaje.

Existencia automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania

V informačnom systéme sa nepoužíva automatizované rozhodovanie vrátane profilovania.

Oprávnený záujem Prevádzkovateľa:

Oprávnený záujem Prevádzkovateľa je poskytovať a/alebo zverejňovať osobné údaje dotknutých osôb – zamestnancov podľa 78 ods. 3 zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov za účelom plnenia pracovných, služobných a/alebo  funkčných povinností zamestnanca.

Postupovanie a/alebo zverejňovanie osobných údajov:

Osobné údaje dotknutých osôb – zamestnancov sa môžu postupovať a/alebo zverejňovať podľa § 78 ods. 3 zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov, v rozsahu titul, meno, priezvisko, pracovné zaradenie, miesto výkonu práce, telefónne číslo, emailová adresa a identifikačné údaje správy a pod.  za účelom plnenia pracovných, služobných a/alebo  funkčných povinností zamestnanca.

Poučenie o forme požiadavky na poskytnutie osobných údajov od dotknutých osôb:

Poskytovanie osobných údajov je zákonnou požiadavkou a požiadavkou, ktorá je potrebná na uzatvorenie zmluvy a dotknutá osoba je povinná ich poskytnúť. Odmietnutie poskytnúť požadované osobné údaje môže mať za následok sankcie v zmysle Zákonníka práce.

Dotknutá osoba je povinná poskytnúť svoje osobné údaje na základe vyššie uvedených právnych predpisov, ktoré ukladajú povinnosti tak Prevádzkovateľovi ako aj samotnej dotknutej osobe. V prípade odmietnutia poskytnúť osobné údaje, nie je možné vyplatiť dotknutej osobe mzdu za odvedenú prácu (zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce) a ani v zmysle platných právnych predpisov odvádzať príspevky jednotlivým inštitúciám, ktoré za nesplnenie si týchto povinností sú oprávnené Prevádzkovateľovi ukladať sankcie.

Poučenie o PRÁVACH dotknutých osôb:

Dotknutá osoba má právo namietať spracúvanie jej osobných údajov z dôvodu týkajúceho sa jej konkrétnej situácie vykonávané podľa § 13 ods. 1 písm. e) alebo písm. f) vrátane profilovania založeného na týchto ustanoveniach.

Prevádzkovateľ doručenú námietku v primeranom čase posúdi. Prevádzkovateľ nesmie ďalej spracúvať osobné údaje, ak nepreukáže nevyhnutné oprávnené záujmy na spracúvanie osobných údajov, ktoré prevažujú nad právami alebo záujmami dotknutej osoby, alebo dôvody na uplatnenie právneho nároku.

Pri spracúvaní osobných údajov na účel vymedzený v tejto informačnej povinnosti si však môže dotknutá osoba uplatniť len tie práva, ktoré jej vymedzený účel a právny základ na podklade ktorého k spracúvaniu osobných údajov o dotknutej osobe dochádza umožňujú. O týchto právach vždy rozhodne prevádzkovateľ.

Vaše právo si môžete uplatniť u nás kedykoľvek, a to písomnou formou alebo elektronicky doručením vašej žiadosti na  uvedených kontaktných údajoch.

[1]  Zákon č. 540/2001 Z. z. o štátnej štatistike v znení neskorších predpisov, zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.